Skip to main content

Assistant d'exploitation F/H

Assistant d'exploitation F/H

* Assistanat
* 2019-39880
* Île-de-France
* CDI
* Bac+2
* Expérience: Supérieure à 3 ans

Postuler

Le Pôle Vinci Energies France Facilities IDF Tertiaire, recrute un assistant d'exploitation (h/f), au sein de l'entreprise VF Réseaux d'agences & Property.

Il (Elle) est placé directement sous la responsabilité du Responsable d'Affaire du contrat

Il (Elle) est localisé à l'agence de Neuilly-Plaisance, dans les bureaux dédiés à l'équipe du contrat

Il (Elle) a pour missions principales de :

Prendre en compte et traiter les demandes d'intervention des usagers, les analyser au regard du périmètre contractuel, et les attribuer à l'équipe ou à un sous-traitant selon l'objet et l'urgence de la demande ainsi que la charge des techniciens
Suivre les interventions transmises à des prestataires et les relancer en l'absence de retour
Clôturer les demandes d'intervention pour certains prestataires (effraction de coffres notamment)
Appuyer le Responsable de Sites dans la rédaction et l'envoi des devis : préparer les devis ne nécessitant pas de compétences techniques, être en appui ponctuel du Responsable de Site pour les devis plus complexe (relance fournisseurs/sous-traitants, rédaction, …)
Tenir à jour le suivi des devis
Traiter les commandes clients, passer les commandes sous-traitants et mettre en facturation les devis une fois les travaux réalisés
Rédiger et envoyer les contrats de sous-traitance
Emettre les avis de passage pour les prestataires externes
Gérer les missions administratives récurrentes telles que :
Etablissement des rapports contractuels
Organiser et planifier des événements (réunions ou autre)
Courriers, mails, contrats
Rédaction des comptes rendus de réunion
Planning de présence et demandes diverses (Formulaire d'autorisation d'absence,…)
Mettre à jour les indicateurs de pilotage à partir de données extraites des différents outils de gestion
Répondre aux demandes d'informations du client
Tenir à jour un récapitulatif sécurité : personnes habilitées à intervenir sur les sites, l'état de leurs formations et qualifications professionnelles, nombre de PATs, de causeries, …
Anticiper les échéances de fin d'habilitation du personnel lorsqu'elles sont conditionnées par une formation (Recyclage) ou une procédure de renouvellement et en prévenir le Responsable de Sites
Effectuer la saisie budgétaire (création et mise à jour des budgets)
Assurer la gestion des anomalies fournisseurs (F

Profil :

Idéalement un BTS Assistant de direction, secrétariat

BAC Pro Secrétariat (post BEP métiers du secrétariat) avec 2ans d'expérience

BAC spécialité action communication administratives avec 2ans d'expérience

Outil informatique (Bureautique, internet, …)

Capacité rédactionnelle

Entité de rattachement :
Connexion, performance, efficience énergétique, datas : dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère le déploiement des nouvelles technologies pour concrétiser deux mutations majeures : la transformation digitale et la transition énergétique. Ancrées dans les territoires et organisées en mode agile, les entreprises de VINCI Energies rendent les infrastructures d'énergie, de transport et de communication, les usines ainsi que les bâtiments chaque jour plus fiables, plus sûrs, plus efficients. 2018 : 12,6 milliards d'euros (chiffre d'affaires) // 77 500 collaborateurs // 1800 entreprises // 53 pays
Postuler

Assistant d'exploitation F/H

VINCI Energies, Neuilly-Plaisance
Permanent contract
Procurement Engineer, Logistics Engineer